سجلات اللجان المدرسية: محتوى السجل الجيد وأخطاء التوثيق
في كل مدرسة لجان كثيرة، وكل لجنة تحتاج أن تثبت أنها اجتمعت وقررت ونفذت. المشكلة أن التوثيق غالبا يترك لآخر الفصل، فيضيع وقت المقرر في إعادة كتابة محاضر قديمة. وسجلات اللجان المدرسية المنظمة تحل هذا من البداية.
النماذج الأساسية في سجلات اللجان المدرسية
- البيانات الأولية: المدرسة والمرحلة ورئيس اللجنة ومقررها وتاريخ التشكيل.
- تشكيل اللجنة: الأعضاء كما وردوا في قرار التشكيل، وصفة كل عضو.
- خطة الاجتماعات: المواعيد المقترحة وموضوع كل اجتماع، وتعبأ قبل بداية الفصل.
- محضر الاجتماع: الحضور وجدول الأعمال والتوصيات مع المسؤول والموعد.
- سجل متابعة التوصيات: هنا يظهر الفرق بين لجنة تجتمع ولجنة تنجز.
- خطة عمل اللجنة: الأهداف والإجراءات ومؤشر التحقق لكل هدف.
- سجل التعاميم الواردة: رقم التعميم وموضوعه والإجراء المتخذ.
- فهرس الشواهد: رقم كل شاهد ومكان حفظه.
- التقرير الختامي: ما تحقق والتحديات والمقترحات.
ثم تضاف النماذج الخاصة بطبيعة كل لجنة، مثل تحليل النتائج في لجنة التحصيل، وسجل الجهات الشريكة في لجنة الشراكة المجتمعية. وللتفصيل في لجنة التميز، اقرأ مقال سجل لجنة التميز.
أخطاء تتكرر في توثيق اللجان
- محضر بلا توصيات محددة، أو توصيات بلا مسؤول وموعد.
- توصيات لا يعود إليها أحد في الاجتماع التالي.
- شواهد متفرقة في جوالات الأعضاء ولا فهرس لها.
- تقرير ختامي يكتب من الذاكرة في آخر أسبوع.
نصيحة توفر وقت المقرر
اطبع نموذج المحضر قبل الاجتماع، وعبئه أثناءه، وانقل التوصيات إلى سجل المتابعة في اليوم نفسه. بهذا يكتب التقرير الختامي نفسه تقريبا من السجل.
سجلات جاهزة
في ركن المعلم سجلات جاهزة للجان بنسختي البنين والبنات، بصيغة Word قابلة للتعديل وPDF للطباعة: سجل لجنة التميز، وسجل لجنة التحصيل الدراسي، وسجل لجنة الشراكة المجتمعية.
سجل لجنة التميز | سجل لجنة التحصيل الدراسي | سجل لجنة الشراكة المجتمعية
ملاحظة: النماذج تنظيمية مقترحة. ارجع دائما إلى القرار المنظم للجنة وتعاميم إدارتك. ركن المعلم متجر مستقل، لا يتبع وزارة التعليم.